Informácie o spracúvaní osobných údajov Projekt Ženy so štýlom

Tento dokument vysvetľuje, ako spracúvame Vaše osobné údaje v súvislosti s projektom Ženy so štýlom, a to od momentu, keď ste nominovaná treťou osobou, cez kontaktovanie a prijatie nominácie, až po vyhodnotenie nominácií, komunikáciu výsledkov, prípadné zverejnenie a zasielanie informácií o ďalších aktivitách, ak nám na to udelíte samostatný súhlas.

Prevádzkovateľ: [NÁZOV / OBCHODNÉ MENO]Sídlo: [ADRESA]IČO: [IČO]E-mail: [E-MAIL]Telefón: [TELEFÓN]

Ak je určená zodpovedná osoba, jej kontaktné údaje sú:[MENO A KONTAKT ZODPOVEDNEJ OSOBY]

Prevádzkovateľ je povinný poskytnúť svoje identifikačné a kontaktné údaje, ako aj kontakt na zodpovednú osobu, ak je určená.

Spracúvanie osobných údajov v rámci projektu prebieha v týchto fázach:

Najskôr dôjde k nominácii treťou osobou. Iná osoba nám poskytne Vaše základné údaje na účel toho, aby sme Vás mohli informovať o nominácii a zistiť, či nomináciu prijímate.

Následne Vás oslovíme a informujeme Vás o tom, kto Vás nominoval, aké údaje nám boli poskytnuté a ako s nimi nakladáme.

Ďalšou fázou je prijatie alebo odmietnutie nominácie. Ak nomináciu neprijmete, Vaše údaje spracúvame len v nevyhnutnom rozsahu a po obmedzenú dobu. Ak nomináciu prijmete, pokračujeme ďalšou fázou.

Po prijatí nominácie vyplníte formulár. V tejto fáze už údaje poskytujete priamo Vy.

Následne môže dôjsť k hodnoteniu nominácií externou porotou.

V ďalšej fáze môže dôjsť k zverejneniu Vašich údajov, fotografie a príbehu, ak na to udelíte samostatný súhlas.

Samostatnou oblasťou je marketingová a komunikačná agenda, ak nám na ňu udelíte samostatný súhlas.

Pred Vaším prijatím nominácie môžeme spracúvať najmä tieto údaje:meno a priezvisko, e-mailová adresa alebo telefónne číslo, stručné odôvodnenie nominácie, prípadne základné profesijné alebo verejne dostupné identifikačné údaje, ak boli nominujúcou osobou poskytnuté.

Po prijatí nominácie môžeme spracúvať najmä tieto údaje:meno a priezvisko, e-mailová adresa, telefónne číslo, profesijné a prezentačné údaje, fotografia, príbeh, medailón, odpovede uvedené vo formulári, údaje potrebné na komunikáciu, administráciu a hodnotenie nominácie, prípadne ďalšie údaje, ktoré nám dobrovoľne poskytnete.

Pri údajoch nezískaných od dotknutej osoby sa majú uviesť aj kategórie spracúvaných osobných údajov.

Ak ste boli nominovaná a ešte ste nevyplnili formulár, Vaše osobné údaje sme získali od osoby, ktorá Vás nominovala do projektu Ženy so štýlom.

Tieto údaje spravidla zahŕňajú Vaše meno, priezvisko, e-mailovú adresu alebo telefónne číslo a stručné zdôvodnenie nominácie.

Pri osobných údajoch nezískaných od dotknutej osoby je potrebné uviesť zdroj, z ktorého osobné údaje pochádzajú.

Vaše osobné údaje spracúvame na rôzne účely. Právny základ spracúvania sa líši podľa konkrétneho účelu.

Na tento účel spracúvame Vaše osobné údaje preto, aby sme mohli prijať nomináciu od tretej osoby, kontaktovať Vás v minimálnom nevyhnutnom rozsahu, informovať Vás o nominácii a zistiť, či nomináciu prijímate a či chcete byť zaradená do ďalšieho procesu projektu.

Právnym základom je oprávnený záujem prevádzkovateľa.

Oprávneným záujmom prevádzkovateľa je zabezpečenie riadneho fungovania projektu založeného na nominačnom princípe, najmä prijatie nominácie od tretej osoby, kontaktovanie nominovanej osoby v minimálnom nevyhnutnom rozsahu, overenie jej záujmu o účasť v projekte a zabezpečenie administrácie nominačného procesu.

Ak sa osobné údaje spracúvajú na základe oprávneného záujmu, v informačnej povinnosti sa uvádza aj tento oprávnený záujem.

Na tento účel spracúvame osobné údaje preto, aby sme mohli prijať Vašu nomináciu, evidovať Vašu účasť v projekte, komunikovať s Vami, posúdiť splnenie podmienok zaradenia, viesť administratívnu agendu a zabezpečiť organizačné úkony súvisiace s projektom.

Právnym základom je oprávnený záujem prevádzkovateľa.

Oprávneným záujmom prevádzkovateľa je riadne vedenie nominačného procesu, administrácia prijatých nominácií, komunikácia s nominovanými osobami, posúdenie splnenia podmienok a organizačné zabezpečenie projektu.

Na tento účel spracúvame Vaše osobné údaje preto, aby externá hodnotiaca porota mohla posúdiť jednotlivé nominácie a rozhodnúť o výbere nominovaných osôb, finalistiek alebo ocenených osôb v rámci projektu.

Právnym základom je oprávnený záujem prevádzkovateľa.

Oprávneným záujmom prevádzkovateľa je zabezpečenie odborného, transparentného a riadne organizovaného vyhodnotenia nominácií.

Na tento účel môžu byť porote sprístupnené údaje, ktoré sú nevyhnutné na hodnotenie, najmä meno a priezvisko, fotografia, príbeh, údaje uvedené vo formulári a ďalšie údaje potrebné na odborné posúdenie nominácie.

Na tento účel budeme Vaše osobné údaje spracúvať iba v rozsahu, v akom nám na to udelíte samostatný súhlas, najmä na zverejnenie na webovej stránke projektu, na sociálnych sieťach projektu, na prezentáciu projektu a na mediálne, PR a propagačné výstupy organizátora, vrátane predstavenia nominovaných osôb, finalistiek alebo ocenených osôb.

Právnym základom je Váš súhlas.

Ak nám na to udelíte samostatný súhlas, budeme Vaše osobné údaje spracúvať aj na marketingové a komunikačné účely, najmä na zasielanie informácií o projekte, podujatiach, novinkách, súvisiacich aktivitách organizátora a ďalších ročníkoch alebo aktivitách spojených s projektom.

Právnym základom je Váš samostatný súhlas.

Súhlas musí byť konkrétny, informovaný a odvolateľný.

V nevyhnutnom rozsahu môžeme osobné údaje spracúvať aj na účel preukazovania splnenia zákonných povinností, vybavovania žiadostí dotknutých osôb, riešenia sťažností, ochrany právnych nárokov a vedenia internej evidencie súladu.

Právnym základom je oprávnený záujem prevádzkovateľa.

Oprávneným záujmom prevádzkovateľa je preukazovanie súladu a ochrana svojich právnych nárokov.

Vaše osobné údaje môžu byť v nevyhnutnom rozsahu sprístupnené týmto kategóriám príjemcov:

členom externej hodnotiacej poroty poverenej organizátorom projektu na účel posúdenia nominácií a výberu,

osobám zabezpečujúcim organizačné, administratívne, technické, produkčné a komunikačné činnosti pre projekt,

poskytovateľom IT služieb, hostingu, formulárových riešení, e-mailových riešení, cloudových úložísk a podpory webu, ak tieto osoby vystupujú ako sprostredkovatelia alebo samostatní príjemcovia podľa konkrétneho nastavenia služby,

ďalším zmluvným partnerom, ak je ich zapojenie nevyhnutné na zabezpečenie konkrétnej časti projektu,

orgánom verejnej moci, ak to vyžaduje právny predpis.

Pri informačnej povinnosti sa uvádzajú príjemcovia alebo kategórie príjemcov, ak existujú.

Nominácie v projekte hodnotí externá porota pozostávajúca približne zo siedmich osôb poverených organizátorom projektu.

Členovia poroty majú prístup len k tým údajom, ktoré sú potrebné na odborné a obsahové posúdenie nominácie. Porota spracúva osobné údaje výlučne na účel hodnotenia nominácií a výberu nominovaných osôb, finalistiek alebo ocenených osôb.

Členovia poroty sú viazaní povinnosťou mlčanlivosti a prístupy k údajom sú časovo obmedzené na obdobie hodnotenia. Po skončení hodnotenia sú tieto prístupy zrušené alebo primerane obmedzené podľa interných pravidiel prevádzkovateľa.

Prevádzkovateľ nezamýšľa prenášať Vaše osobné údaje do tretej krajiny ani medzinárodnej organizácie.

Vaše osobné údaje uchovávame len po dobu nevyhnutnú na splnenie účelu, na ktorý boli získané.

Údaje získané od nominujúcej osoby o nominovanej žene, ktorá nomináciu neprijme alebo na výzvu nereaguje, uchovávame najviac 30 dní od odmietnutia nominácie alebo od márneho uplynutia lehoty na reakciu.

Údaje spracúvané po prijatí nominácie a počas administrácie účasti v projekte uchovávame počas trvania príslušného ročníka projektu a následne po dobu 3 rokov od jeho ukončenia na účely uzatvorenia agendy, vybavenia nárokov a preukazovania súladu, ak osobitný dôvod nevyžaduje dlhšie uchovanie.

Údaje spracúvané pre účel hodnotenia porotou uchovávame počas obdobia hodnotenia a následne v rámci administrácie projektu po dobu uvedenú v predchádzajúcom odseku.

Údaje spracúvané na základe súhlasu na zverejnenie uchovávame do odvolania súhlasu alebo najdlhšie do uplynutia 3 rokov od jeho udelenia, ak ich neodvoláte skôr.

Údaje spracúvané na marketingové a komunikačné účely na základe súhlasu uchovávame do odvolania súhlasu alebo najdlhšie 3 roky od jeho udelenia, ak ich neodvoláte skôr.

Doba uchovávania alebo kritériá jej určenia patria medzi povinné informačné prvky.

Poskytnutie základných identifikačných, kontaktných a obsahových údajov potrebných na prijatie nominácie, spracovanie formulára a vyhodnotenie účasti v projekte je potrebné na to, aby sme mohli Vašu nomináciu zaevidovať, kontaktovať Vás, spracovať Vaše podklady a zaradiť Vás do hodnotenia.

Ak nám neposkytnete údaje označené ako povinné, nemusí byť možné prijať Vašu nomináciu, kontaktovať Vás, spracovať Vaše podklady, zaradiť Vás do hodnotenia alebo dokončiť Vašu účasť v projekte.

Poskytnutie údajov na marketingové a komunikačné účely a poskytnutie súhlasu na zverejnenie je dobrovoľné a jeho neposkytnutie nemá vplyv na samotnú administráciu nominácie.

Máte právo požadovať prístup k svojim osobným údajom.

Máte právo požadovať opravu nesprávnych alebo neúplných osobných údajov.

Máte právo požadovať vymazanie osobných údajov, ak sú splnené zákonné podmienky.

Máte právo požadovať obmedzenie spracúvania osobných údajov.

Máte právo namietať proti spracúvaniu osobných údajov, ak sa spracúvajú na základe oprávneného záujmu.

Máte právo na prenosnosť osobných údajov, ak sú splnené zákonné podmienky.

Ak je spracúvanie založené na súhlase, máte právo tento súhlas kedykoľvek odvolať. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania pred jeho odvolaním.

Máte právo podať návrh na začatie konania na Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky.

Práva dotknutej osoby sú povinnou súčasťou informačnej povinnosti.

Ak ste nám udelili súhlas na zverejnenie Vašich údajov alebo na marketingové a komunikačné účely, môžete ho kedykoľvek odvolať e-mailom na [E-MAIL], písomne na adresu prevádzkovateľa alebo iným spôsobom uvedeným pri príslušnom súhlase.

Pri spracúvaní Vašich osobných údajov nedochádza k automatizovanému individuálnemu rozhodovaniu vrátane profilovania, ktoré by malo právne účinky alebo obdobne významný vplyv na Vašu osobu.